Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Trong quá trình hoạt động kinh doanh do nhiều nguyên nhân khác nhau doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật. Bài viết này Công ty Luật KTD đề cập đến thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với những công ty/doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp.
1. Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu);
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (để thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế và người quản lý doanh nghiệp – trong một số trường hợp);
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;
• Biên bản họp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty tùy theo loại hình doanh nghiệp, cụ thể như sau: của Chủ sở hữu công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu hoặc cá nhân làm chủ sở hữu nhưng được tổ chức theo mô hình Hội đồng thành viên); của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên); của Đại hội đồng cổ đông hoặc của Hội đồng quản trị (tùy từng trường hợp) đối với công ty cổ phần.v.v;
• Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty tùy theo loại hình doanh nghiệp, cụ thể như sau: của Chủ sở hữu công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên); của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên); của Đại hội đồng cổ đông hoặc của Hội đồng quản trị (tùy từng trường hợp) đối với công ty cổ phần.v.v;
• Kèm theo hồ sơ gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký thuế (Bản sao hoặc bản gốc cho áp dụng cho một số trường hợp cụ thể);
• Tài liệu khác có liên quan như Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm… hoặc các tài liệu khác (tùy từng trường hợp cụ thể - nếu cần).
2. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
♦ Một số chức danh của người đại diện theo pháp luật các doanh nghiệp thông thường hay đăng ký:
• Đối với công ty TNHH một thành viên: Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch công ty;
• Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc;
• Đối với Công ty cổ phần: Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc….
♦ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể là thành viên/cổ đông/chủ sở hữu của công ty (tùy theo loại hình doanh nghiệp) hoặc là người khác không thuộc các trường hợp trên (Công ty thuê người khác làm người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật mới là người đi thuê thì về mặt nguyên tắc họ sẽ là người lao động của Công ty do đó trong hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật cần bổ sung Hợp đồng lao động với người đại diện theo pháp luật mới. Công ty Luật KTD sẽ xem xét từng trường hợp, tư vấn và soạn thảo hồ sơ phù hợp với quy định của pháp luật cho Quý khách hàng.
♦ Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể từ chối việc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu người đại diện theo pháp luật mới thuộc vào một trong các trường hợp sau:
• Người đại diện theo pháp luật mới (dự định đăng ký) hiện tại đã đăng ký làm người đại diện theo pháp luật của một công ty/doanh nghiệp khác mà doanh nghiệp đó đó đang được cơ quan quản lý thuế liệt kê vào dạng “doanh nghiệp bỏ trốn”!
• Người đại diện theo pháp luật mới (dự định đăng ký) thuộc một trong các trường hợp không được tham gia quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp và các quy định pháp luật có liên quan.
♦ Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp có thể cần phải thực hiện thủ tục thay đổi một số thông tin/ giấy tờ có liên quan đến Công ty và người đại diện theo pháp luật như thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng, thông tin trên một số giấy phép con (nếu doanh nghiệp có những loại giấy phép mà có ghi thông tin về người đại diện theo pháp luật và pháp luật yêu cầu thông báo để thay đổi trong trường hợp này) hay thông báo các tổ chức, cá nhân có liên quan như cơ quan bảo hiểm, bạn hàng, đối tác….
3. Một số lưu ý về các quy định đối với người đại diện theo pháp luật
• Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
• Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy định của Bộ luật hình sự thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Trong một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật trong quá trình tố tụng tại Tòa án.
4. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Luật KTD
• Tư vấn về trình tự thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật. Kiểm tra thông tin có liên quan đến người đại diện theo pháp luật và tư vấn về việc họ có đáp ứng các điều kiện về người đại diện theo pháp luật hay không.v.v;
• Trực tiếp soạn thảo toàn bộ hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật để nộp lên Cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật, theo dõi hồ sơ, xử lý các vướng mắc phát sinh (nếu có) và nhận kết quả về để bàn giao cho khách hàng;
• Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục công bố thông tin về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Tư vấn cho khách hàng thực hiện các thủ tục có liên quan sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật như thủ tục thay đổi chủ tài khoản ngân hàng, thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật cũ có trên các Giấy phép con.v.v.
• Tư vấn và hỗ trợ khách hàng các vấn đề có liên quan khác cũng như cung cấp văn bản pháp luật miễn phí sau khi thực hiện thủ tục tại Công ty Luật KTD
Để biết thêm chi tiết về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể!
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy ấn like để ủng hộ luật sư tư vấn
Hotline: 0934 585 568
Hotline: 0983 209 629